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        廣東省廣告協會會員單位創意、策劃、執行
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        廣州鳳皓活動策劃公司新聞列表

        零基礎如何舉辦一場發布會?

        那如果有一天,老板讓我們自己策劃一場發布會時,我們該怎么辦呢?如果想要成功舉辦一場發布會,總結了一個方法,那就是需要3個核心和兩條線。3個核心指的是發布會主題、發布會當天活動環節和發布會嘉賓。這3個核心直接決定了發布會的檔次和受歡迎程度。兩條線分別指的是發布會宣傳線和發布會資源落地線。這兩條線,直接影響了一場發布會能否成功順利舉行。
         
        (一)發布會3大核心要素
         
        一、發布會主題
         
        發布會主題的意義:
        發布會主題的確定,基本奠定了整個發布會的宣傳大方向,以及需要向目標用戶傳達出的信息。這個主題直接就圈定了,此次發布會我們希望哪部分人來參會。
         
        常見的發布會按目的分類:
        1、新品發布會:為了宣傳公司新產品而舉辦的發布會
        2、戰略升級發布會:一般指企業產品方向或品牌形象有重大升級,需要向外界公布的發布會。
        3、合作發布會:一般指某兩個公司展開合作,或者共同出資成立一個公司而召回的發布會
        4、行業發布會:通常為了促進行業交流而舉行的發布會。
         
        二、發布會環節
         
        發布會環節構成:
        常見的環節可能有以下幾個部分:領導開場介紹、核心產品演講、嘉賓分享、啟動儀式、圓桌討論和抽獎環節等。根據整個發布會的規模、資源優勢以及側重,一場發布會可以是由其中的一個或者某幾個環節構成。
         
        設置發布會環節注意事項:
        1、最需要考慮的是如何巧妙地介紹自身產品。
        2、需要考慮發布會的亮點。
        3、發布會環節不宜過長,環節需要有所側重。發布會整體時長最好控制在4小時以內,否則時間太長,臺下觀眾的注意力也不會太集中,觀眾容易流失。而且時間太長,主辦方需要考慮是否給參會人員供餐,從而增加發布會的復雜度和成本。在一些重要環節上,比如介紹新產品,可以設置較多時間,對于不太重要的環節,如開場演講,10-15分鐘,點到為止即可。
         
        最終,將發布會的環節確定后,制成一個發布會流程表。幾點幾分到幾點幾分,分別是什么環節。該表可以用于當天的環節控制,也可以用于通知參會人員當天活動安排。
         
        三、發布會嘉賓
         
        發布會嘉賓的重要性不言而喻。如果一場發布會,有足夠重量的大咖出席,絕對可以令這場發布會增色不少。往往有很多參會觀眾,也是沖著活動嘉賓的分享來的。
         
        常見的發布會嘉賓可以分為兩種,一種是行業領袖,另一種是明星人物。行業領袖,一般也就是行業內頂尖影響力的人物,這些嘉賓的分享,往往能提高發布會的層次和含金量。而明星人物的出席,則會非常大地提高發布會人氣。不過綜合成本與效果來看,一般請行業領袖,往往影響更聚焦,效果會更好。
         
        挑選活動嘉賓時,第一個要注意嘉賓本身的形象內涵與此次發布會的整體搭配,從而達到相得益彰的效果。第二個,需要注意一次多邀請幾個備選嘉賓。因為一次發布會往往準備時間較長,不排除有的嘉賓因時間沖突,無法正常出席。所以一定要準備好嘉賓備選方案。非常時機,男二號也是可以充當男主角的。
         
         
        (二)發布會兩條主線:
         
        一、發布會宣傳線
         
        想讓發布會的影響力更大,宣傳工作尤為重要。按發布會宣傳節奏一般分為預熱期、舉辦期和延續期,基本上也就是會前、會中和會后環節。確立發布會宣傳的時候,我們首先要了解此次召開發布會召開的目的和背景,此次參會人員的特點和痛點,從而定下整體傳播策略,這個策略可以與發布會主題完全一致,也可以是在發布會主題基礎上做的一些延伸。
         
        1、預熱期宣傳(發布會正式召開的前一周)
         
        所有的宣傳活動,都分為線上宣傳、線下宣傳或者二者的結合。預熱期的宣傳也是這樣的,而為了達到四兩撥千斤的效果,預熱期更側重線上宣傳。常規的線上預熱宣傳包括創意H5宣傳、倒計時海報宣傳、病毒視頻宣傳、邀請函宣傳等方式。線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等。
         
        1)創意H5宣傳:充滿創意的H5,永遠是人們樂于分享和刷屏的經典素材。而制作這類H5,難點就在于創意的展現。有時候一個H5做得好的話,整個預熱期就不需要做其他宣傳了。
        2)倒計時海報宣傳:近年來,倒計時海報宣傳,幾乎成了各個互聯網公司召開發布會的宣傳標配。無外乎倒計時海報具有吊人胃口,方便宣傳轉發,且成本低廉的特點。
        3)病毒視頻宣傳:正所謂“字不如表,表不如圖,圖不如視頻”,視頻內容本身易于接受和理解的特點,往往能帶來更好的傳播效果。但是拍攝病毒視頻,往往也是需要較大成本和較長的周期,不適合籌辦發布會的時間特別緊張的情況下使用。拍攝一則有創意的病毒視頻,比如走溫情路線,或者走搞笑路線等,表現優秀的話,最后還能成為認為網友討論的熱點話題。
        4)邀請函宣傳:一個新穎獨特的邀請函,往往也是一個宣傳亮點。因為邀請函就是參會的門票,如果邀請函做得有趣,參會人員往往會在社交圈里秀出來。
        5)線下宣傳:常規的線下宣傳包括戶外廣告、樓宇廣告、報紙廣告等,但為了時效性和成本考慮,更多發布會主辦方一般會考慮用創意全版報紙廣告的形式進行宣傳,一般選擇在發布會召開城市的當地影響力較大的報紙投放廣告。
         
        2、舉辦期宣傳(發布會召開前后三天進行,包括發布召開倒數第一天,發布會舉辦當天和發布會結束后第一天。)
         
        這個期間主要的宣傳側重點,就是流露部分發布會的重要看點內容。因為之前有了預熱期的鋪墊,整個發布會的參會人數也有基本保證。舉辦期常見的宣傳方式有大咖站臺宣傳、視頻宣傳、直播宣傳等。
         
        1)大咖站臺宣傳:指的就是此次參會嘉賓,為發布會做出的站臺宣傳??梢允呛喍痰囊曨l的形式,也可以是創意人物海報的形式。在視頻中,常見的場景就是,某個大咖手持話筒,念出“我是XXX,我在xxx發布會等你”等類似宣傳文案。創意海報,則是選用大咖的高清照片,附帶一句邀請語,表示這些大咖也會參加此次發布會。
        2)視頻宣傳:指的是此次發布會中,有關新品介紹的視頻,可以提前在各個渠道進行宣傳。
        3)直播宣傳:發布會的場地往往有限,但是直播卻能將發布會的影響范圍延伸擴大,讓那些不能到達現場的觀眾,也能同步欣賞發布會。直播宣傳包括視頻直播、音頻直播和互動式直播。常見的視頻直播,也就是目前各大視頻網站的直播,如優酷、愛奇藝、騰訊視頻等。音頻直播就是一些常見的在線電臺APP,如喜馬拉雅FM、蜻蜓FM等。以上這些直播基本是實時傳輸畫面或聲音,缺少互動。因此近兩年,在發布會上進行互動式直播也悄然流行起來。常見的互動式直播,就是主辦方邀請一群網紅,坐在發布會臺下,直播發布會動態,并且實時與粉絲互動交流,介紹發布會最新進展。
         
        3、延續期宣傳(在發布會結束后的一周內繼續宣傳。)
         
        主要進行三方面的宣傳:
        1)宣傳發布會通稿,在各大媒體網站進行宣傳。
        2)邀約一些KOL(意見領袖)進行寫稿,分享對發布會的思考,俗稱KOL的軟廣。
        3)邀請一些記者報道,對公司或者負責人進行專訪和深度報道,揭秘一些公司發布會背后的精彩內容。
        需要注意的是,發布會通稿往往是在發布會開始前就準備好的內容,突出了此次活動亮點以及一些嘉賓精彩發言,用于再次傳播發布會的精神內涵。
         
        對KOL進行約稿,一般都會找一些與產品匹配度比較高,且參加過發布會的KOL,進行各種維度的約稿,讓其以行業觀察者或用戶的身份對公司新品進行一次宣傳。
         
        二、發布會資源落地線
         
        發布會資源的落地,主要分為3類,人的準備、物料的準備和場地的準備。
         
        1、人的準備(三種)
        1)參會嘉賓的確定,直至嘉賓正常出席發布會。
        2)參加此次發布會的觀眾,需要從宣傳到報名結束,保證此次發布會的參與人數。
        3)活動現場的工作人員,現場人員的分工,各司其職,保證發布會活動的順利召開。
         
        嘉賓的確定,往往需要在策劃發布會環節就開始對嘉賓進行邀約,并且隨時確定嘉賓的排期與動態,最好能有專人維護對接,直至對方出席發布會現場。因為一般大咖的時間排期都會比較滿,在一對一對接的情況下,首先能與嘉賓保持密切聯系,顯示主辦方對活動嘉賓的重視。其次也是為了持續確認嘉賓的時間安排,保證嘉賓按時到場。發布會觀眾的招募,也需要在策劃發布會前就開始進行,且在預熱期結束時,就必須完成發布會觀眾的招募工作。按照以往經驗,招募觀眾的數量,最好大于實際現場能容納的參與人數。因為當天極有可能部分觀眾因各種原因無法參加活動,即使各位觀眾都按時到場了,我們也可以營造現場一種高朋滿座、人氣爆棚的現場氛圍。發布會工作人員的確定,需要在發布會預熱期結束前確定好。最好列一個分工事項表和負責人聯系表。將工作職責分配到人,專人專崗。并且部分工作人員有緊急問題時,隨時可以聯系相關負責人,協助解決。
         
        2、物料的準備(兩種)
        1)發布會前期的宣傳物料,如之前說的邀請函,創意視頻等;
        2)發布會當天參會人員的伴手禮以及嘉賓禮物。
         
        因為這些物料都需要一定的制作周期,比如視頻,需要經歷腳本文案的確定,拍攝,剪輯,最終成片等過程。禮品的制作需要經過挑選,打樣,批量制作,運送等過程。每一種物料的確認,一般都還需要公司領導的拍板。因此整個周期非常長,物料準備的截止時間,就是預熱期結束時,也就是說,發布會前一天,所有的物料,必須全部準備到位。
         
        3、場地的準備(包含2個步驟)
        1)策劃發布會階段,需要挑選合適的活動場地。
        2)發布會召開前夕,發布會現場需要布置完畢。
         
        常見的發布會場地,按照人數規模不同,一般分為酒店、會議中心和體育場館。在確定發布會場地時,需要綜合考慮場地的檔次標準、交通條件、人數規模、整體價格、場地排期等因素,挑選出一個性價比最合適的場地。在布置發布會現場時,需要提前設計布置方案,合理規劃發布會現場的各個區域,包括檢票區、活動會場、互動展示區等,活動會場又分為領導席、嘉賓席、媒體記者席、普通觀眾席等。還有現場各個宣傳元素,這些也需要考慮好。
         
        綜上,當我們考慮周全并執行了一整套的發布會籌辦內容后,包括3個核心和兩條線:發布會主題、發布會當天活動環節和發布會嘉賓、發布會宣傳線和發布會資源落地線。此次發布會的籌辦就基本準備完畢了。仔細發現,我們完成由內而外,從核心到整體的籌辦工作。這樣的一個思路,對除了舉辦發布會之外的大型活動,也能起到一定的借鑒意義。



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