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        廣東省廣告協會會員單位創意、策劃、執行
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        廣州鳳皓活動策劃公司新聞列表

        招商會策劃會前應該做哪些準備呢?

        招商會是招商組織向外界介紹、宣傳、推廣,以達到吸引投資加盟目的的一種商業性活動。會前準備的重要性在于,招商會的一切行動都基于此。就像設計師的設計圖,框架和結構先搭好,接下來的事情才會進行得更順暢。那么,招商會策劃會前應該做哪些準備呢?
        一、主題確定
        “師出有名”,為會議制定一個有創意和吸引度的主題,可以來一場頭腦風暴。好的想法往往在交流中產生。會議主題要圍繞著會議的核心內容來定,可借鑒社會熱點,結合參會者的人群特點。
        二、場地選擇
        會場的整體環境和氛圍直接影響到會議的整體質量。通常情況下,場地的選擇需要考慮幾個因素:
        1、會議規模。場地太大太小都不合適。太大,則顯得會議現場很空曠,缺乏人氣。太小,則會顯得擁擠,影響參會者的體驗感。此外,這也是節省會議成本的做法。
        2、地理位置。地理位置的選擇主要參考幾個因素:一是周圍交通是否便利,二是周圍配套是否完善。這主要是為參會者作考慮,位置太偏,周圍食宿不便,則會影響參會者的積極性。
        3、場地的服務質量、硬件、軟件設施效果是否理想。
        4、在條件允許的情況之下,一些大型的招商會議可考慮在當地的地標性場館內進行。這樣可提升正常會議的吸引力。并且,這些地方往往會有優質的配套服務,對保證會議的效果有很大助力。
        三、流程制定
        流程制定就是搭框架,會議所要展示的內容在流程中進行合理安排,才會讓會議呈現出最佳的效果。需要注意的是:
        1、合理安排各個版塊的順序、時長、內容。避免拖沓、空洞、乏味。應有主有次。
        2、合理制定相關人員的出場順序和時間,尤其是重要嘉賓的出場順序和時間。一般情況下,重要嘉賓的出場時間要有間隔,不要都安排在同一個時間,讓后面的會議缺少期待感。
        3、表演節目的合理穿插,可以起到調節氣氛的重要作用。



        四、前期宣傳
        宣傳,即告知。提前做好宣傳,可以起到聚集人氣,讓參會者熟知會議相關信息,做好參會準備的作用。同時,會議舉辦者可以根據宣傳的效果反饋,提前對這次會議做一些預判。
        1、宣傳可有多種方式,除了團隊成員通過口傳的方式告知和邀約以外,組織者還可以提前兩到三周,大型會議提前一個月通過媒介來進行對外宣傳。比如,制作海報、邀請函、及時通報會議進展消息、通報參會的重要嘉賓、解析對未來市場發展的重要作用等等。
        2、宣傳最好是連續、階段性的。內容上層層遞進。臨近會議召開時,可以進行更為密集的宣傳。
        3、企業或團隊可以申請自己的微信公眾平臺,建立網站等,便于宣傳信息的發布。
        五、應急方案
        應急方案主要是針對一些可能影響招商會順利進行的突發狀況,這非常重要。會前應該把不定因素都想好,然后有針對性的制定一些應對方案。比如:
        1、前期籌備中的突發狀況。如場地、人員的更換,內容的調整等,應做到反應及時。
        2、硬件設備的更換應急預案。如果硬件設備在使用中途有所損壞,應該及時更換,以免耽誤會議的正常進行。
        3、會場突發事件。會議進行中,應有專業的人員來協調和解決會場的突發狀況。無論怎樣,應對突發狀況,首先需要冷靜的分析,才能在最快的時間內給出應對措施。同時,在實踐中積累經驗,提早準備。


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